Brugermanual for service og firmaer
Dashboard
På ‘Dashboard’ vises statistik over firmaest sager og leverandøropgaver, fordelt på ejendomme, status og kategori.
Nederst på siden kan der også findes et simpelt overblik over de seneste sager, som kan filtreres og sorteres.
Opret en sag
Med knappen ‘Opret sag’ kan der oprettes en ny sag vedrørende en bolig, fællesarealer e.l. i en ejendom. Her kan tilføjes relevant information om sagen, som beskrivelse, kategori og kontaktinformationer, samt vedhæfte billeder eller andre filer. Der kan vælges, hvilke af firmaets brugere der bør være ansvarlige.
Efter en sag er oprettet, vil beboeren, de ansvarlige administrative brugere og firmaet få besked om nye kommentarer og opdateringer på sagen.
Sager
Under ‘Sager’ kan alle firmaets sager se og administreres på tværs af ejendomme. Vælg en ejendom, status, kategori eller lokation eller søg på et søgeord og tryk på “Søg” for at filtrere sagerne. Dyk ned i den enkelte sage eller download en CSV-rapport over sagerne i overblikket.
På en sag kan der findes detaljer om sagens indhold, detaljer, opdateringer, leverandøropgaver, kalenderopgaver og kommentarer/beskeder. Interne beskeder kan ses af jeres brugere og ejendommens administrative brugere, hvis ejendommen har Veldrift. Eksterne beskeder kan ses af alle med adgang til opgaven inkl. kontaktpersonen/beboeren.
Noter kan tilføjes til sagen og kun kan ses af firmaets brugere.
Leverandøropgaver
Leverandøropgaver er underopgaver, som kan tilknyttes en sag og blive uddelegeret til en af firmaets leverandører. Disse leverandøropgaver bruges til elementer af sager, som ikke nødvendigvis har noget at gøre med beboeren, men derimod en leverandør, som skal løse en bestemt del af sagen. Når opgaven oprettes, får leverandøren en mail med et link til leverandøropgaven, hvor de blot skriver deres navn, og kan acceptere opgaven, kommentere og ændre status - helt uden et login. Beboeren kan ikke se leverandøropgaven, og leverandøren kan ikke se den oprindelige sag. Leverandørens adgang til opgaven kan desuden lukkes til enhver tid.
Under ‘Leverandøropgaver’ kan firmaets leverandøropgaver ses, filteres og sorteres.
Leverandører
Under ‘Leverandører’ kan firmaets leverandører ses og administreres. På en leverandørs side kan deres oplysninger og kontrakt udfyldes og redigeres, samt der kan tilknyttes noter.
Alle leverandøropgaver, som leverandøren er tilknyttet, kan ses i bunden af deres leverandørside.
Kalenderopgaver
Kalenderopgaver er firmaets interne opgaver. Disse opgaver kan være alt fra opfølgning på en bestemt sag til de gentagne opgaver. Kalenderopgaver kan altså oprettes direkte på en sag, og være tilknyttet sagen, eller oprettes uden en tilknyttet sag. Kalenderopgaver kan også tilknyttes en bestemt ansvarlig bruger, og kan sættes til at blive gentaget hver dag, uge, anden uge, måned og år.
Under ‘Kalender’ kan firmaets kalenderopgaver ses i kalender- og listeformat. Disse kalenderopgaver kan filtreres på opgavens ansvarlige.
Brugere
Under ‘Brugere’ kan firmaets brugere administreres. Som superadmin kan man tilføje brugere og ændre deres kontaktinformationer inkl. deres rolle og mailadresse, som brugere og admins ikke selv kan ændre.
Admins kan se og redigere alle opgaver, leverandøropgaver og kalenderopgaver. Superadmins kan se og redigere alt inkl. brugere og ejendommens indstillinger samt slette elementer.
Ejendomme
Under ‘Ejendomme’ kan firmaets ejendomme ses, administreres og tilføjes. Ved tilføjelse af en ny ejendom tilføjes en række generiske områder, som kan tilknyttes ejendommens sager. Disse områder, samt ejendommens oplysninger, kontrakt og noter, kan udfyldes og redigeres på ejendommens side. Her kan også vælges, hvilke af firmaets brugere der automatisk skal tilknyttes sager fra ejendommen.
Ejendommens links til sagsindberetning uden Veldrift bruger, overblik over ejendommens sager, og QR-kode kan også findes her. Har ejendommen ikke selv Veldrift, kan beboerne benytte det anonyme link, som tilknytter sager direkte til ejendommen, og gør at bestyrelsen kan se firmaets sager via overblikslinket. Oprettes en sag via dette link, får personen en mail med et link til sagen, hvor de kan kommentere på sagen og de får opdateringer på mail ved hver af firmaets kommentarer og opdateringer.
Firmaindstillinger
Under ‘Firmaindstillinger’ kan du som superadmin se og rette alle firmaet informationer, som bliver vist på sager og leverandøropgaver.
Profil
Under ‘Profil’ kan du se og rette alle dine kontaktinformationer. Du kan også se, hvilke ejendomme du automatisk tilknyttes ved indberetning af sager derfra. Her kan du også skifte dit kodeord eller logge ud.
