Brugermanual for bestyrelser og administratorer
Dashboard
På ‘Dashboard’ vises statistik over ejendommens sager og leverandøropgaver fordelt på status og kategori.
Nederst på siden kan der også findes et simpelt overblik over ejendommens seneste sager som kan filtreres og sorteres.
Opret en sag
Med knappen ‘Opret sag’ kan der oprettes en ny sag vedrørende en bolig, fællesarealer e.l. Her kan tilføjes relevant information om sagen, som beskrivelse, kategori og kontaktinformationer, samt vedhæfte billeder eller andre filer. Der kan vælges om sagen skal tilknyttes serviceselskabet, og hvilke af ejendommens brugere, der bør være ansvarlige.
Efter en sag er oprettet, vil beboeren, de ansvarlige administrative brugere og serviceselskabet få besked om nye kommentarer og opdateringer på sagen.
Sager
Under ‘Sager’ kan alle ejendommens sager ses og administreres. Vælg en status, kategori eller lokation, eller søg på et søgeord og tryk på “Søg” for at filtrere sagerne. Dyk ned i den enkelte sag eller download en CSV-rapport over sagerne i overblikket.
På en sag kan der findes detaljer om sagens indhold, detaljer, opdateringer, leverandøropgaver, kalenderopgaver og kommentarer/beskeder. Interne beskeder kan ses af jeres brugere med administratoradgang og serviceselskabet (hvis selskabet benytter Veldrift). Eksterne beskeder kan ses af alle med adgang til opgaven, inkl. kontaktpersonen/beboeren.
Mine sager
Under ‘Mine sager’ kan du se alle sager med dig som kontaktperson, sager oprettet på din adresse eller sager oprettet af dig. Her kan du dykke ned i dine sager for at se status og opdateringer, ændre sagens informationer eller tilføje en kommentar til viceværten, bestyrelsen eller administrator.
Leverandøropgaver
Leverandøropgaver er underopgaver, som kan tilknyttes en sag og blive uddelegeret til en af ejendommens leverandører. Disse leverandøropgaver bruges til elementer af sager, som ikke nødvendigvis har noget at gøre med beboeren eller serviceselskabet, men derimod en leverandør, som skal løse en bestemt del af sagen. Når opgaven oprettes får leverandøren en mail med et link til leverandøropgaven, hvor de blot skriver deres navn, og kan acceptere opgaven, kommentere og ændre status - helt uden et login. Beboeren kan ikke se leverandøropgaven, og leverandøren kan ikke se den oprindelige sag. Leverandørens adgang til opgaven kan desuden lukkes til enhver tid.
Under ‘Leverandøropgaver’ kan ejendommens leverandøropgaver ses, filteres og sorteres.
Leverandører
Under ‘Leverandører’ kan ejendommens leverandører ses og administreres. På en leverandørs side kan deres oplysninger og kontrakt udfyldes og redigeres samt der kan tilknyttes noter.
Alle leverandøropgaver, som leverandøren er tilknyttet, kan ses i bunden af deres leverandørside.
Kalenderopgaver
Kalenderopgaver er bestyrelsens/administratorernes opgaver i ejendommen. Disse opgaver kan være alt fra opfølgning på en bestemt sag til det gentagende bestyrelsesmøde. Kalenderopgaver kan altså oprettes direkte på en sag, og være tilknyttet sagen, eller oprettes uden en tilknyttet sag. Kalenderopgaver kan også tilknyttes en bestemt ansvarlig bruger med administratoradgang og kan sættes til at blive gentaget hver dag, uge, anden uge, måned og år.
Under ‘Kalender’ kan ejendommens kalenderopgaver ses i kalender- og listeformat. Disse kalenderopgaver kan filtreres på opgavens ansvarlige.
Brugere
Under ‘Brugere’ kan ejendommens brugere administreres. Som superadmin kan man tilføje brugere og ændre deres kontaktinformationer inkl. deres rolle, adresse og mailadresse, som brugere og admins ikke selv kan ændre.
Brugere med brugeradgang kan kun se og redigere egne sager. Admins kan se og redigere alle opgaver, leverandøropgaver og kalenderopgaver. Superadmins kan se og redigere alt inkl. brugere og ejendommens indstillinger, samt slette elementer.
Ejendommen
Under ‘Ejendommen’ kan du som superadmin se og rette alle ejendommens informationer, adresser, områder og ejendomsserviceselskab. Her kan der vælges, om enhver sag skal sendes direkte til serviceselskabet, eller om de først skal visiteres. Her kan også vælges, hvilke af ejendommens brugere med administratoradgang, der automatisk skal tilknyttes ejendommens sager, når de indberettes. Desuden kan her findes ejendommens link til at indberette sager uden en Veldrift bruger, hvilket kan bruges til beboere, der ikke vil oprette en bruger. Dette link kan også tilgås via ejendommens QR-kode, som kan findes på denne side. Oprettes en sag via linket, får personen en mail med et link til opgaven, hvorefter de kan kommentere på sagen og få opdateringer på mail.
Profil
Under ‘Profil’ kan du se og rette alle dine kontaktinformationer. Her kan du også skifte dit kodeord eller logge ud.
